Der richtige Druck fürs Unternehmen
07/10/2009
Kluges Output Management spart 18 Prozent Betriebskosten
Konkurrenz belebt das Geschäft, heißt es. Doch wenn innerhalb eines Unternehmens verschiedene Produkte miteinander konkurrieren, kommt es zwangsläufig zu Effizienz- und Produktivitätseinbußen, die Kosten verursachen. Die Stadtwerke Eckernförde GmbH stand bis vor kurzem vor genau diesem Problem: Die 80 Mitarbeiter verwendeten insgesamt 36 Drucker, die sich auf 28 unterschiedliche Druckertypen verschiedener Hersteller verteilten - das ist jetzt vorbei. Der Regionalversorger hat innerhalb von rund drei Monaten seine Druckerlandschaft umfassend konsolidiert und dabei die Anzahl der unterschiedlichen Druckertypen von 28 auf fünf gesenkt. Fazit: Neben einer homogenisierten, zukunftsfähigen Output-Infrastruktur und optimierten Workflow-Prozessen spart man bei den Stadtwerken Eckernförde 18 Prozent der bisherigen Kosten für Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen ein.
„Viele Unternehmen betreiben eine bunt gemischte Hardwarelandschaft und wissen gar nicht, dass sie damit ein riesiges Einsparpotential verschenken“, sagt Peter Frahm von den Stadtwerken Eckernförde. „Ich kann nur empfehlen, es anders zu machen. Wir sind leider erst darauf gekommen, als die Kosten nach einiger Zeit für den Unterhalt unserer immer komplexer gewordenen Output-Infrastruktur höher und höher wurden.“ Die heterogene Druckerlandschaft sorgte bei den Stadtwerken für verschiedene Probleme. Unterschiedliches Verbrauchsmaterial wie Druckpatronen und Toner mussten gekauft und bevorratet werden. Wartung und Service gestaltete sich kompliziert, da für jedes System ein anderer Ansprechpartner zuständig war. Einen klaren Überblick und damit auch eine Kontrolle darüber, wie viel in welchen Abteilungen gedruckt wurde, gab es nicht.
Um den Kosten- und Zeitaufwand bei den Stadtwerken Eckernförde zu senken und Transparenz zu schaffen, wandte sich der Energieversorger und -dienstleister an die mc-Technik Jundel GmbH. Das IT-Systemhaus empfahl dem Unternehmen eine komplett einheitliche Output-Management-Infrastruktur von OKI. Im Rahmen einer kostenlosen Vor-Ort-Anayse konnte dann ein genaues Bild der kundenspezifischen Anforderungen gezeichnet werden. „Eine Softwareanpassung und Umstellung auf neue, zum Teil multifunktionale OKI-Systeme hielten wir für die beste Lösung“, erinnert sich Dipl. Ing. Thomas Jundel, Geschäftsführer der mc-Technik Jundel GmbH. „Auf diese Weise konnten wir Redundanzen abbauen und ein System schaffen, über das der Verbrauch von Papier und Tonermaterial laufend transparent ist.“ Die Betriebskosten für die Output-Infrastruktur wurden so um 18 Prozent gesenkt. Insgesamt werden heute zwölf Geräte weniger für die gestiegenen Ansprüche des Energieversorgers benötigt.
Während die Altgeräte, die komplett von OKI aufgekauft und zum Realwert rückerstattet wurden, noch isoliert agierten, sind die neuen Geräte über Netzwerkkarten online verbunden. Insgesamt spielen jetzt elf A4-Monodrucker, vier A4-Farbdrucker, fünf A4-Multifunktionsfarbdrucker und vier A3-Multifunktionsfarbdrucker perfekt zusammen. Damit verfügen die Stadtwerke nun ganz nebenbei über einige der qualitativ hochwertigsten Geräte, die der Druckermarkt derzeit zu bieten hat: Sämtliche Drucker sind mit der zukunftsträchtigen LED-Technolgie ausgestattet. „Diese Technologie garantiert hohe Qualität, geringe Störanfälligkeit, flexible Mediennutzung und Langlebigkeit – was man allein schon an der Tatsache erkennt, dass OKI auf alle seine aktuellen Geräte drei Jahre Vor-Ort- und Next-Day-Garantie gewährt“, erklärt Thomas Jundel. „Mit den Farbdruckern können wir jetzt auch Broschüren in höchster Auflösung erstellen. Sogar Banner von bis zu 1,2 Meter Länge sind möglich“, fügt Frahm hinzu.
Heute übernehmen einzelne A4- und A3-Multifunktionsgeräte mit Fax-, Scan, Kopier- und Druckfunktion in einem sämtliche Aufgaben, die früher von vielen unterschiedlichen Geräten abgewickelt werden mussten. Die Software OKI Print Control hilft bei der Kostenkontrolle: Print Control beaufsichtigt die Nutzmengen sämtlicher Drucker zur gleichen Zeit. Damit kann jedem Anwender ein individuelles Zugriffsniveau zugeteilt werden. „So bekommt jeder Mitarbeiter sein persönliches Druckprofil. Er kann drucken was er braucht, und wir behalten die Kosten im Blick – eine sehr effiziente Methode“, sagt Peter Frahm. „Über OKI Print Control können wir sogar am Ende des Tages mittels Excel auswerten, wie unser Druckbedarf im Unternehmen wirklich aussieht. Auf Basis dieser Daten können wir optimal kalkulieren.“
Zusammenfassend profitiert der Energieversorger nun von einer zukunftsfähigen, modernisierten Systemlandschaft, optimierten Workflow-Prozessen und einer automatisierten Verbrauchsmaterialbeschaffung. „Im Grunde sind wir froh, dass wir durch die gestiegenen Kosten unserer alten Drucker überhaupt erst auf die Idee gekommen sind, etwas an der Situation zu ändern“, resümiert Frahm. „Jetzt haben wir mit OKI und Jundel die richtigen Partner an unserer Seite, mit denen wir in Zukunft mit geringst möglichem Aufwand größtmögliche Ergebnisse erzielen.“
